Lightspeed Systems sökandes och anställdas sekretesspolicy

Hem » Resurser » Sökandens och anställdas sekretesspolicy

Denna sökandes och anställdas sekretesspolicy (“Politik”) Beskriver hur Lightspeed Systems (“Lightspeed, ”“Företag, ”“vi, ”“oss, ”“vår”) Samlar in, använder och avslöjar personlig information enligt definitionen i tillämplig lag från och om (1) arbetssökande och (2) våra anställda och entreprenörer (och deras förmånstagare och nödkontakter) i samband med vår rekrytering och vårt samarbete med relevanta individer. Vi kan uppdatera denna policy när som helst. Vi kan också ge dig ytterligare sekretessmeddelanden angående vår insamling, användning eller avslöjande av information. Om du är bosatt i Storbritannien eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, se även tilläggsmeddelandet längst ner i denna policy (”EU / UK Notice”).

Denna policy ingår inte i något anställningsavtal eller kontrakt för att tillhandahålla tjänster. Om du tillhandahåller tjänster till oss genom eller i samband med ett annat företag är vi inte ansvariga för företagets integritetspraxis.

Denna policy gäller inte vår hantering av data som samlats in om dig i din roll som användare av våra konsumentinriktade tjänster. När du interagerar med oss som i den rollen, Lightspeed Sekretesspolicy gäller.

1. Typer av personlig information vi hanterar och hur vi använder denna information

Vi samlar in, lagrar och använder olika typer av personlig information genom ansöknings- och rekryteringsprocessen eller under det relevanta uppdraget eller anställningen hos oss. Vi samlar in sådan information antingen direkt från dig eller (i tillämpliga fall) från en annan person eller enhet, såsom ett arbetsförmedling eller konsultföretag, leverantör av bakgrundskontroll eller andra hänvisningskällor.

A. Sökande

Jaginformation vi samla. Den typ av information vi samlar in om dig kan innehålla:

Identifiering och kontaktinformation såsom fullständigt namn, fysisk adress, telefonnummer och e-postadress.
Professionell eller anställningsrelaterad information, Inklusive:
- Information om rekrytering, anställning eller engagemang såsom ansökningsblanketter och information som ingår i ett CV, personligt brev eller på annat sätt tillhandahålls genom någon ansöknings- eller uppdragsprocess.
- Karriärinformation såsom titlar; Jobbhistorik; arbetsdatum och arbetsplatser; information om färdigheter, kvalifikationer, erfarenhet, publikationer, talförlopp och preferenser; och professionella medlemskap.
Utbildningsinformation såsom deltagande institutioner, examina, certifieringar, utbildningskurser, publikationer och transkriptionsinformation.
Bedömningsinformation såsom prestanda på sökandes personlighet och kognitiva bedömningar.
Ljud- eller visuell information såsom CCTV-bilder samt annan information som rör säkerheten i våra lokaler; och inlämnade fotografier.
Annan information att du frivilligt väljer att dela med oss i samband med din ansökan.

Hur vi använder denna personliga information. Vi samlar in, använder, delar och lagrar personlig information från jobbsökande för våra och våra tjänsteleverantörers affärs- och operativa ändamål i vår rekryterings- och anställningsprocess, såsom: behandling av din ansökan; bedöma dina färdigheter, kvalifikationer och intressen; spåra din ansökan genom rekryteringsprocessen; kontakta referenser; genomföra bakgrundskontroller som du godkänner; utvärdera dig för nuvarande och framtida jobbmöjligheter, inklusive att matcha dina färdigheter och intresse till gällande jobbkrav; kommunicera med dig under hela anställningsprocessen; fatta anställningsbeslut; och uppfylla dina önskemål. Vi kommer också att använda jobbsökandeinformation för interna analysändamål för att förstå de sökande som ansöker och för att förbättra vår rekryteringsprocess, inklusive att förbättra vår mångfald och inkluderingsinsatser. Vi kan ibland behöva använda information om sökanden för juridiska ändamål, till exempel i samband med eventuella utmaningar som görs för våra anställningsbeslut.

B. Anställda och entreprenörer

Information vi samlar in. Vilken typ av information vi har om dig (och eventuellt dina mottagare och nödkontakter) beror på din roll hos oss och kan i förekommande fall innehålla:

Identifiering och kontaktinformation och relaterade identifierare såsom fullständigt namn, födelsedatum och födelseort, medborgarskap och permanent uppehållstillstånd, hem- och företagsadresser, telefonnummer, e-postadresser och sådan information om dina förmånstagare eller nödkontakter.
Professionell eller anställningsrelaterad information, Inklusive:
- Information om rekrytering, anställning eller engagemang såsom ansökningsblanketter och information som ingår i ett CV, personligt brev, referenser eller på annat sätt tillhandahålls genom någon ansöknings- eller uppdragsprocess; och kopior av identitetshandlingar, såsom körkort, pass, visum och andra dokument som utfärdats av regeringen; resultat och referenser för bakgrundsscreening.
- Karriärinformation såsom titlar; Jobbhistorik; arbetsdatum och arbetsplatser; anställnings-, tjänste- eller uppdragsavtal; utvärdering och prestationsinformation; information om färdigheter, kvalifikationer, erfarenhet, talförlopp och preferenser (t.ex. rörlighet); frånvaro- och ledighetsregister; Professionella Medlemskap; disciplin- och klagomålsinformation; och uppsägningsinformation.
- Finansiell information såsom lön, lön, pension eller pensionsavgiftsinformation; och bankkonto och skatteinformation.
- Information om affärsresor och kostnader såsom reseplaninformation, företagskostnader och företagets kreditkortsanvändning.
Utbildningsinformation såsom deltagande institutioner, examina, certifieringar, utbildningskurser, publikationer och transkriptionsinformation.
Internet, elektroniskt nätverk och enhetsaktivitet och enhetsinformation och relaterade identifierare såsom information om din användning av företagets nätverk, informations- och kommunikationssystem, inklusive användar-ID: n, lösenord, IP-adresser, enhets-ID: er, webbloggar och granskningsspår för systemåtkomst.
Geolokaliseringsinformation för enhetsåterställning om du använder en företagsutfärdad enhet och när du hanterar företagets egendom.
Ljud- eller visuell information såsom CCTV-bilder, liksom annan information som rör säkerheten i våra lokaler; inspelade möten eller presentationer där du deltar; samtalsinspelningar från företagets system; fotografier skickade från och fotografier tagna på företagets funktioner.
Potentiellt skyddad klassificeringsinformation såsom ras, kön / kön, könsidentitet / uttryck, sexuell läggning, civilstånd, militärtjänst, nationalitet, etnicitet, begäran om familjevårdsledighet, politiska åsikter, kriminell historia och annan information som hjälper oss att övervaka efterlevnaden av lagstiftningen om lika möjligheter .
Hälsoinformation om dig och, om tillämpligt, dina förmånstagare, såsom medicinska tillstånd och annan information som anges i hälsoformulär, funktionshinderstatus, hälso- och säkerhetsincidenter eller olyckor, sjukjournaler och hälsoproblem som kräver anpassning till din arbetsmiljö eller arbetssätt .

Hur vi använder denna personliga information. Vi samlar in, använder, delar och lagrar personlig information för företagets och våra tjänsteleverantörers affärsändamål, som i förekommande fall inkluderar:

HR-förvaltning och administration inklusive utbildning, kompensation och förmåner, fakturor, ledighet, schemaläggning, karriärutveckling, prestationsbedömningar och erkännande, utredning och lösning av förfrågningar och klagomål, tillhandahållande av referenser, successionsplanering, organisationsförändringar, bedrägeriförebyggande och utredning, förbereda analyser och rapporter och kommunicera med vår personal om uppdateringar eller relevant information om förmåner, fördelar och rabatter och ändringar av företagets produkter och tjänster.
Affärsverksamhetens resultat, inklusive tillhandahållande och övervakning av IT-system för alla lagliga syften, underhåll av konton och interna kataloger, krishantering, skydd av arbetsmiljö och säkerhet, deltagande i due diligence-aktiviteter relaterade till verksamheten, planering av affärsföljd och genomförande av interna analyser och revisioner.
Rekrytering, inklusive intervjuer, urval och anställning av ny personal.
Säkerhetsåtgärder, inklusive upptäckt av säkerhetsincidenter, felsökning och reparation av fel, förhindrande av obehörig åtkomst till våra datorer och elektroniska kommunikationssystem och fordon och förhindrande av skadlig programvarudistribution och övervakning och kontroll av åtkomst till företagets lokaler och platser (inklusive genom användning av CCTV).
Säkerställa Lightspeed och tjänsten, inklusive skyddet av företaget, vår personal, användare, partners och andra.
Lagstiftning efterlevs, som att uppfylla skyldigheter mot mutor, skatter, social trygghet och invandring och svara på och samarbeta med lagliga eller reglerande förfrågningar och utredningar.
På din begäran för att uppfylla dina önskemål.

2. Med vem vi delar personlig information

Vi kommer att lämna ut personuppgifter för arbetssökande, anställda och entreprenörer till följande typer av enheter eller under följande omständigheter (i tillämpliga fall):

Internt: till personer inom företaget och dess dotterbolag att genomföra de syften som beskrivs i denna policy, inklusive personal och personal som är involverade i rekryterings- och anställningsprocessen, och (om du är anställd) din chef samt personal inom företaget, såsom löner, IT, juridik och ekonomi.
Tjänsteleverantörer: leverantörer av teknologitjänster, reseleverantörer, leverantörer av mänskliga resurser, transportföretag för gruppförmåner, bakgrundskontrollföretag och arbetsförmedlingar eller rekryterare, där så är tillämpligt, samt tjänsteleverantörer som kompensations- och förmåner, skatt och andra professionella rådgivare, teknologitjänstleverantörer , företagskortutgivare, reseleverantörer, reseleverantörer, leverantörer av personalresurser, transportföretag för gruppförmåner, bakgrundskontrollföretag och sysselsättningsföretag (i förhållande till entreprenörer eller agenturer).
För affärsverksamhet: att förse en annan enhet (såsom en potentiell eller befintlig affärsmotpart eller kund) med ett sätt att kontakta dig i normal verksamhet, till exempel genom att tillhandahålla dina kontaktuppgifter, såsom ditt telefonnummer och e-postadress.
Juridisk rådgivning och efterlevnad: att söka juridisk rådgivning från våra externa advokater, eller när det krävs att göra det enligt lag, förordning eller domstolsbeslut eller som svar på en begäran om hjälp från polisen eller annan brottsbekämpande myndighet, inklusive för att uppfylla nationella säkerhetskrav.
Syften med affärstransaktioner: i samband med försäljning, köp eller sammanslagning av ett företag.
På din begäran: för att uppfylla dina önskemål.

3. Hur man kontaktar oss om denna policy

Om du har frågor om denna policy, vänligen maila sekretessavdelningen på [email protected]

4. Ytterligare meddelande för invånare i Storbritannien och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Detta EU / UK-meddelande för invånare i Storbritannien och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet tillhandahålls för att uppfylla vissa skyldigheter som Lightspeed har enligt EU: s allmänna dataskyddsförordning (förordning (EU) 2016/679) (”GDPR”) och brittiska data Protection Act 2018 (som ändras från tid till annan) och eventuellt relevant införlivande av, efterträdare eller ersättning till den förordningen (tillsammans, "Dataskyddslagstiftningen").

Enligt tillämplig lag anses Lightspeed vara "personuppgiftsansvarig" för den personliga informationen vi hanterar enligt denna policy. Med andra ord är vi ansvariga för att besluta hur vi ska samla in, använda och avslöja denna information, med förbehåll för tillämplig lag. Vår kontaktinformation visas i denna policy.

Rättsliga grunder

Lagstiftningen om dataskydd kan kräva att vi förklarar för dig de juridiska grunderna för vår insamling, behandling och användning av din personliga information. Våra rättsliga grunder inkluderar:

att vidta åtgärder på din begäran innan du ingår ett anställningsavtal eller annat avtal med dig eller utför ett anställningsavtal (t.ex. att administrera löner och förmåner);
våra legitima intressen (t.ex. personalhantering, att hantera vår affärsverksamhet och informationstekniska resurser, såsom att hantera interna kataloger och förbättra cybersäkerhet; att skydda Lightspeed, dess anställda, kunder och andra; tvistlösning; fysisk säkerhet, IT och nätverkssäkerhet, arbetsplats säkerhet och hantering av anställningsförhållandet med dig, såsom prestationsgranskningar, utbildning och kampanjer, interna utredningar);
adressering och efterlevnad av rättsliga krav och skyldigheter (särskilt inom området arbets- och arbetsrätt, social trygghet och socialt skydd, dataskyddslagar, skatterätt och företagslagen);
skyddet av dig eller en annan individs vitala intressen (t.ex. i en akut medicinsk situation);
ditt samtycke (uttryckligt samtycke vid behov), i enlighet med lokal dataskyddslagstiftning.

Om insamling av personlig information krävs för att uppfylla juridiska eller avtalsenliga skyldigheter eller för att hantera anställningsförhållandet är tillhandahållandet av personlig information i allmänhet obligatoriskt. I alla andra fall är tillhandahållande av begärd personlig information frivillig. Men underlåtenhet att tillhandahålla informationen kan leda till att du inte kan delta fullt ut i den aktivitet eller förmån för vilken den personliga informationen begärs, till exempel ett valfritt förmånsprogram. Om du har några frågor om huruvida tillhandahållande av personlig information är obligatorisk och konsekvenserna för att hålla sådana uppgifter, vänligen kontakta oss med hjälp av kontaktinformationen i denna policy.

Den personliga informationen som vi samlar in och behandlar kan också innehålla känslig information om ditt ras eller etniska ursprung, fysisk eller psykisk hälsa eller tillstånd, fackföreningsmedlemskap, kommission eller påstådd brottslighet och eventuella relaterade rättsliga åtgärder. Exempelvis kan Lightspeed behandla hälsoinformation i enlighet med tillämplig lagstiftning, såsom information om funktionshinder för boende på arbetsplatsen och i syfte att ordna anställdas medicinska förmåner. Vi samlar in och behandlar endast känsliga uppgifter där och i den utsträckning det är tillåtet i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar.

Överföring av personlig information

Din personliga information kan överföras till länder som kanske inte har samma eller likvärdiga dataskyddslagar som Europeiska unionen. Vid behov gör vi sådana överföringar i överensstämmelse med dataskyddslagstiftningen, till exempel genom användning av standardavtalsklausuler (som publicerats av Europeiska kommissionen).

Lagring av personlig information

Vi kan behålla personlig information så länge som är nödvändigt för de ändamål som beskrivs ovan, om inte en längre lagringsperiod krävs eller tillåts enligt tillämplig lag. För att tillhandahålla säkerhet och kontinuitet för de aktiviteter som beskrivs i detta meddelande kan vi göra säkerhetskopior av vissa data, som vi kan behålla längre än de ursprungliga uppgifterna.

Säkerhet för personlig information

Vi vidtar tekniska, administrativa, fysiska och procedurella säkerhetsåtgärder för att minska risken för att personlig information som vi har och kontrollerar kommer att genomgå oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust, ändring eller obehörig avslöjande eller åtkomst. Besök vår Förtroendesida för mer detaljerad information om vår datasekretess och säkerhetspraxis.

Rättigheter och val

Där lagstiftningen om dataskydd gäller har du vissa lagliga rättigheter att begära åtkomst till, och rättelse eller radering av personlig information som vi har om dig.

I vissa fall har du rätt att i portabel form få en kopia av den personliga information du har gett oss eller att begära att vi överför den till en tredje part. Du kan också invända mot vår behandling av din personliga information eller begära vissa begränsningar för behandlingen. Du kan återkalla ditt samtycke som du har gett för behandling av personlig information (vilket inte påverkar lagligheten av någon behandling som hände innan begäran träder i kraft). Alla sådana rättigheter kan utövas genom att kontakta tillämplig enhet listad nedan eller genom att kontakta Lightspeed enligt beskrivningen ovan, som kommer att hantera eller dirigera begäran efter behov. Dessa rättigheter är föremål för juridiska undantag och begränsningar, som vi måste beakta när vi behandlar begäran.

Om du har några frågor, funderingar eller klagomål som rör vår hantering av personlig information, vänligen kontakta oss enligt beskrivningen i denna policy. Du kan också kontakta den berörda statliga myndigheten (t.ex. UK Information Commissioners Office för UK-individer) med ett klagomål relaterat till vår hantering av din personliga information. Vi uppmanar dig dock att ge oss en chans att lösa situationen direkt. Din integritet är viktig för oss, och vi kommer att göra vårt bästa för att ta itu med dina problem.

Kontakta Lightspeed

För att utöva dina rättigheter i detta EU/UK-meddelande eller enligt dataskyddslagstiftningen (inklusive att begära ytterligare information om de mekanismer vi har infört i samband med överföringar av personuppgifter utanför EU), för att meddela oss om dina preferenser, vänligen kontakta oss enligt följande:

Dataskyddsombud: John Genter
Lightspeed Systems sekretessavdelning
12013 Fitzhugh Rd.
Austin, TX 78736

E-post: [email protected]

Allmän dataskyddsförordning (GDPR) - europeisk representant

I enlighet med artikel 27 i den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) har Lightspeed Systems utsett European Data Protection Office (EDPO) till sin GDPR-representant i EU. Du kan kontakta EDPO angående frågor som rör GDPR:

genom att använda EDPO: s onlineförfrågningsformulär: https://edpo.com/gdpr-data-request/
genom att skriva till EDPO på Avenue Huart Hamoir 71, 1030 Bryssel, Belgien

UK General Data Protection Regulation (GDPR) - Storbritanniens representant

I enlighet med artikel 27 i den brittiska dataskyddsförordningen har Lightspeed Systems utsett EDPO UK Ltd till sin brittiska GDPR-representant i Storbritannien. Du kan kontakta EDPO UK angående frågor som rör den brittiska GDPR:

genom att använda EDPO: s onlineförfrågningsformulär: https://edpo.com/uk-gdpr-data-request/
genom att skriva till EDPO UK på 8 Northumberland Avenue, LondonWC2N 5BY, Storbritannien

5. USA:s handelsdepartements dataskyddsramverk (DPF)

EU-US Data Privacy Framework (EU-US DPF) och UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework (UK Extension to the EU-US DPF), utvecklades respektive för att främja transatlantisk handel av USA:s handelsdepartement , Europeiska kommissionen och den brittiska regeringen att förse amerikanska organisationer med tillförlitliga mekanismer för överföring av personuppgifter till USA från Europeiska unionen/Europeiska ekonomiska samarbetsområdet och Storbritannien, samtidigt som de säkerställer dataskydd som är förenligt med EU:s och Storbritanniens lagar.

Lightspeed Systems överensstämmer med EU-US Data Privacy Framework (EU-US DPF) och UK Extension to EU-US DPF, som anges av US Department of Commerce. Lightspeed Systems har certifierat till det amerikanska handelsdepartementet att det följer EU-US Data Privacy Framework Principles (EU-US DPF Principles) när det gäller behandling av personuppgifter som erhållits från Europeiska unionen och Storbritannien i tillit till EU -US DPF och Storbritanniens utvidgning till EU-US DPF. Om det finns någon konflikt mellan villkoren i denna integritetspolicy och EU-US DPF-principerna ska principerna gälla. För att lära dig mer om programmet Data Privacy Framework (DPF) och för att se vår certifiering, besök https://www.dataprivacyframework.gov/.

Lightspeed Systems omfattas av Federal Trade Commission (FTC) utrednings- och verkställighetsbefogenheter.

I enlighet med EU-US DPF och UK Extension to EU-US DPF, åtar sig Lightspeed Systems att samarbeta respektive följa rekommendationerna från panelen som inrättats av EU:s dataskyddsmyndigheter (DPAs) och UK Information Commissioner's Office (ICO) ) när det gäller olösta klagomål rörande vår hantering av personaldata som tagits emot med stöd av EU-US DPF och UK Extension to EU-US DPF i samband med anställningsförhållandet.

Ansvar för vidareöverföring
I händelse av att Lightspeed Systems överför personuppgifter som omfattas av denna policy till en tredje part som agerar som registeransvarig, kommer vi att göra det i enlighet med alla meddelanden som lämnas till registrerade, alla samtycke som de har gett, och endast om tredje parten har gett oss avtalsenliga försäkringar att den kommer (i) att behandla personuppgifterna för begränsade och specificerade ändamål i överensstämmelse med eventuellt samtycke från de registrerade, (ii) tillhandahålla minst samma skyddsnivå som krävs av principerna för datasekretessramverket, och meddela oss om den bestämmer sig för att den inte kan göra det; och (iii) upphöra med behandlingen av personuppgifterna eller vidta andra rimliga och lämpliga åtgärder för att åtgärda om den gör ett sådant beslut. Om Lightspeed Systems har vetskap om att en tredje part som agerar som registeransvarig behandlar personuppgifter som omfattas av denna policy på ett sätt som strider mot datasekretessramprinciperna, kommer Lightspeed Systems att vidta rimliga åtgärder för att förhindra eller stoppa sådan behandling.

Lightspeed Systems förblir ansvarigt enligt principerna för datasekretessramen om en agent behandlar personuppgifter som omfattas av denna policy på ett sätt som är oförenligt med principerna, förutom där Lightspeed Systems inte är ansvarigt för den händelse som ger upphov till skadan.

Frågor/klagomål
Om du har några frågor, funderingar eller klagomål som rör vår hantering av personlig information, vänligen kontakta oss enligt beskrivningen i denna policy. Du kan också kontakta den relevanta statliga myndigheten (t.ex. UK Information Commissioners Office för brittiska individer och relevanta dataskyddsmyndigheter för EU-individer) med ett klagomål relaterat till vår hantering av din personliga information. Vi uppmanar dig dock att ge oss en chans att lösa situationen direkt. Din integritet är viktig för oss, och vi kommer att göra vårt bästa för att ta itu med dina problem.
Under vissa förutsättningar kan en individ ha rätt att åberopa bindande skiljedom när andra tvistlösningsförfaranden har uttömts, förutsatt att individen har åberopat bindande skiljedom genom att lämna meddelande till Lightspeed Systems, och följa de förfaranden och på villkor som anges i Bilaga I till DPF-principerna.

6. Ytterligare meddelande för invånare i Kalifornien

Det här avsnittet gäller endast för invånare i Kalifornien och är avsett att komplettera detta
policy med information som krävs enligt kalifornisk lag.

För detaljerad information om kategorier av insamlade data, syften med att samla in/avslöja data och mottagare av avslöjande, se avsnitt 1 och 2 i denna policy.

Utöva dina rättigheter: Om du är bosatt i Kalifornien finns det några ytterligare rättigheter som kan vara tillgängliga för dig enligt California Consumer Protection Act (“CCPA”) och California Privacy Rights Act (“CPRA”), inklusive:

Rätten att begära information om hur vi behandlar dina personuppgifter;
Rätten att begära tillgång till de specifika delar av personlig information som vi har samlat in om dig;
Rätten att begära att vi korrigerar felaktig information;
Rätten att begära radering av personlig information vi har om dig; och
Rätten att begära att vi begränsar användningen av dina känsliga personuppgifter.

Om du vill utöva dina rättigheter, vänligen kontakta oss enligt beskrivningen i denna policy. Ange detaljer om vilken typ av begäran du gör. För att skydda din information från obehörig åtkomst eller radering kan vi kräva att du tillhandahåller ytterligare information för att verifiera din identitet. Om vi inte kan verifiera din identitet kommer vi inte att kunna uppfylla dina önskemål om att få veta, komma åt, korrigera eller radera din information. Du kommer inte att diskrimineras för att utöva någon av dina integritetsrättigheter enligt CCPA/CPRA.

Denna policy uppdaterades senast 2023-08-31. Ikraftträdandedatum: 2023-08-31